Politique de confidentialité

Qui nous sommes et qui joindre

ReplyHawk est exploité par nom légal de l'entreprise, adresse, Québec, Canada (« ReplyHawk », « nous »).

Responsable de la protection des renseignements personnels : nom et titre, privacy@replyhawk.app. Écrivez à cette personne pour toute question, demande ou plainte au sujet de vos renseignements personnels.

Nos deux rôles

Pour les personnes qui se connectent à ReplyHawk (propriétaires, admins, agents, lecteurs), nous décidons de l'usage des renseignements de leur compte.

Pour les courriels, contacts et calendriers qu'une entreprise connecte, ReplyHawk agit pour le compte de cette entreprise : l'entreprise (les propriétaires de l'organisation) décide de ce qui est connecté et de qui, dans son équipe, peut le voir, et nous ne les traitons que pour lui fournir ReplyHawk.

Ce que nous recueillons

Seulement ce dont ReplyHawk a besoin pour fonctionner :

• Votre compte : nom, courriel de connexion, rôle, langue, fuseau horaire et préférences choisies.
• Connexion et sécurité : le type d'appareil et de navigateur, la ville d'où provient une nouvelle connexion, et les adresses IP conservées seulement sous forme brouillée à sens unique (hachage), impossible à relire.
• Comptes Gmail connectés par une entreprise : en-têtes des messages (expéditeur, destinataires, objet, dates), courts aperçus, libellés, identifiants de fils et de messages, noms et tailles des pièces jointes. Le texte complet des messages et les pièces jointes ne sont pas conservés : ils sont récupérés de Gmail quand quelqu'un ouvre une conversation et affichés sans être enregistrés.
• Ce que votre équipe crée dans ReplyHawk : notes, assignations, statuts, tâches, relances, modèles, signatures, règles, brouillons et courriels rédigés dans ReplyHawk (gardés jusqu'à leur envoi), contacts, événements et invités.
• Les traductions demandées : le texte traduit est enregistré avec le message pour ne pas le retraduire.
• Google Agenda, pour les personnes qui activent la synchro : les événements de l'agenda choisi (titre, heure, lieu, notes, répétition, confidentialité).
• Suivi des courriels, quand l'expéditeur l'active : quand un courriel suivi est ouvert ou qu'un lien est cliqué, l'heure, le navigateur ou le logiciel de courriel, une adresse IP hachée et une ville, une région et un pays approximatifs. Les ouvertures par des machines (par exemple la protection de la confidentialité d'Apple Mail ou des analyseurs de sécurité) sont signalées et jamais présentées comme des ouvertures humaines confirmées.
• Rapports d'erreur : quand quelque chose brise, un court message technique, l'adresse de la page sans mots de recherche, et le compte et l'organisation connectés. Jamais le contenu des courriels.
• Les commentaires que vous nous envoyez, et une capture d'écran seulement si vous en joignez une (envoyée par courriel, non conservée).

Données utilisateur Google

ReplyHawk ne demande à Google que les autorisations nécessaires, et ne demande l'accès à l'agenda qu'aux personnes qui activent la synchro :

L'utilisation et le transfert vers toute autre application, par ReplyHawk, des informations reçues des API Google respecteront la politique de Google sur les données utilisateur des services d'API (Google API Services User Data Policy), y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). En particulier : les données utilisateur Google servent uniquement à fournir et améliorer les fonctions que vous voyez dans ReplyHawk; elles ne servent jamais à la publicité, ne sont jamais vendues, ne servent jamais à entraîner des modèles d'intelligence artificielle généraux, et personne chez ReplyHawk ne les lit sauf à votre demande (par exemple pour régler un problème signalé), pour la sécurité ou une enquête sur un abus, ou si la loi l'exige.

• Gmail, lecture : montrer à votre équipe le courriel des comptes connectés (en-têtes, aperçus et libellés sont conservés; le texte d'un message n'est ouvert que quand quelqu'un le consulte) et chercher dans Gmail sur demande.
• Gmail, envoi : envoyer ce que votre équipe écrit depuis votre propre compte Gmail, pour que ce soit dans Envoyés.
• Gmail, modification (seulement pour les comptes dont les admins activent la copie vers Gmail) : copier l'archivage, les libellés, l'état lu, le pourriel et la corbeille dans Gmail et garder les brouillons dans Gmail. Aucun courriel n'est jamais supprimé définitivement.
• Gmail, paramètres de base (seulement quand un propriétaire ou un admin active la réponse d'absence) : régler le répondeur d'absence de Gmail.
• Google Contacts, lecture seule (seulement quand quelqu'un touche Importer les contacts Google) : ajouter les contacts du compte à ReplyHawk. Les contacts Google ne sont jamais modifiés.
• Google Agenda (événements, liste des agendas) : garder l'agenda choisi en accord avec votre calendrier ReplyHawk.
• Profil de base (courriel, nom) : savoir quel compte Google a été connecté et, si vous l'utilisez, vous connecter avec Google.

Comment nous les utilisons

Pour fournir ReplyHawk : afficher et organiser le courriel de votre équipe, envoyer ce que vous écrivez, traduire sur demande, synchroniser les agendas, envoyer les avis et alertes choisis, protéger les comptes (courriels de nouvel appareil, limites aux tentatives de connexion répétées), trouver et corriger les erreurs, et répondre à vos questions. Nous n'utilisons pas les renseignements personnels à des fins publicitaires et ne les vendons ni ne les louons.

Qui peut les voir

Dans une entreprise : seulement les membres de son organisation, et seulement ce que leur rôle et leur accès aux comptes permettent. Ces règles sont appliquées par la base de données elle-même, pas seulement cachées à l'écran. Les organisations ne voient jamais les données les unes des autres.

Les fournisseurs qui hébergent ou livrent des parties de ReplyHawk, liés par des contrats qui limitent leur usage à la prestation de leur service :

• Supabase (base de données et connexion), données conservées aux États-Unis (Ohio).
• Vercel (hébergement de l'application), serveurs aux États-Unis.
• Google (Gmail, Google Agenda et Google Contacts, à votre demande).
• Resend (envoi des courriels de ReplyHawk comme les codes de connexion et les alertes), États-Unis.
• Traduction, seulement pour le texte qu'on demande de traduire : Microsoft Azure Translator, Google Cloud Translation ou Cloudflare Workers AI. Aucun ne conserve le texte ni ne l'utilise pour l'entraînement.

Où ils sont conservés

Vos renseignements sont conservés et traités à l'extérieur du Québec, aux États-Unis. Avant de les y transférer, nous avons évalué qu'ils bénéficient d'une protection adéquate, notamment par le chiffrement, les contrôles d'accès et les engagements contractuels de nos fournisseurs. À confirmer une fois l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée complétée.

Combien de temps nous les gardons

• Données de l'organisation : tant que l'organisation existe. Quand un propriétaire supprime l'organisation, tout ce qu'elle contient est effacé immédiatement de la base de données; les sauvegardes sont écrasées dans les 7 jours. Une courte trace (quand, par qui, combien de membres et de comptes) est gardée pour prouver la suppression.
• Un compte Gmail déconnecté : ses conversations restent jusqu'à ce qu'un propriétaire le supprime de ReplyHawk.
• Rapports d'erreur : 90 jours après la dernière occurrence.
• Compteurs qui limitent les tentatives répétées : de quelques minutes à un jour.
• Votre compte : jusqu'à ce que vous quittiez toutes les organisations et demandiez sa suppression.

Sécurité

Les connexions sont chiffrées (HTTPS). Les jetons d'accès Google sont chiffrés avec AES-256-GCM et utilisés seulement sur nos serveurs; ils ne sont jamais envoyés à votre navigateur ni écrits dans les journaux. Chaque table est protégée par la sécurité au niveau des lignes, les changements sensibles vont au journal d'audit, et l'accès Google est retiré quand un propriétaire déconnecte un compte ou supprime l'organisation.

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées, comme la loi l'exige, et tiendrons un registre des incidents.

Vos droits

Vous pouvez demander à voir les renseignements personnels que nous détenons sur vous, les faire corriger, les recevoir dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou retirer un consentement donné. Les propriétaires peuvent télécharger toutes les données de leur organisation (Paramètres → Organisation → Télécharger l'exportation) et supprimer l'organisation. Chaque personne peut désactiver la synchro d'agenda et déconnecter ses appareils en tout temps.

Écrivez à privacy@replyhawk.app; nous répondons dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou, hors Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Si vos renseignements sont dans ReplyHawk parce qu'une entreprise l'utilise (par exemple vous lui avez écrit), adressez-vous d'abord à cette entreprise; nous l'aiderons à vous répondre.

Témoins (cookies)

ReplyHawk n'utilise que les témoins nécessaires à son fonctionnement : garder votre session ouverte, retenir l'organisation choisie, votre langue et votre thème. Aucun témoin publicitaire ou de suivi tiers, et aucune analyse qui vous suit d'un site à l'autre.

Enfants

ReplyHawk est un outil pour les entreprises et ne s'adresse pas aux personnes de moins de 14 ans.

Changements

Nous publierons tout changement ici avec sa date et, pour les changements importants, en aviserons les propriétaires par courriel avant qu'il s'applique.